Política de privacidad de la UCM

Bienvenido a la Universidad Complutense de Madrid.

La Universidad Complutense de Madrid (UCM) se compromete a asegurar que su información personal se encuentra protegida y no se utiliza de forma indebida. En la UCM asumimos la responsabilidad de cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos nacional y europea, y tenemos el objetivo de tratar sus datos de manera lícita, leal y transparente.

En este documento explicamos quién es el responsable de tratamiento, con qué finalidad se va a tratar su información personal, la legitimación para el tratamiento, a quién podemos comunicar su información personal, cómo la recabamos, por qué la recabamos, cómo la utilizamos, los derechos que le asisten y también se explican los procesos que hemos dispuesto para proteger tu privacidad.

¿Quién es responsable del tratamiento?

Según la normativa vigente, es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento.

Universidad Complutense de Madrid es la entidad responsable de los tratamientos generados con los datos de carácter personal suministrados por los usuarios del portal www.ucm.es, así como de aquellos otros que han sido recabados en las distintas facetas de la prestación del servicio de educación superior que tiene encomendado por la Ley Orgánica 6/2001, de Universidades, o que deriven y/o resulten necesarios para el correcto desarrollo de las relaciones laborales con su personal, y cuyos tratamientos se relacionan en el Registro de las Actividades de Tratamiento: https://www.ucm.es/dpd/rat ,  efectuadas bajo su responsabilidad.

Datos del responsable:

• Universidad Complutense de Madrid, Avenida de Séneca nº 2, 28040 Madrid, España
• : Q-2818014-I; Tel.: (+34) 913 941 001; Correo electrónico: infocom@ucm.es
• Delegado de Protección de Datos: dpd@ucm.es

En virtud de la distribución interna de competencias y funciones, la responsabilidad efectiva está conferida a los diversos órganos y unidades que la integran. Para conocer el responsable orgánico de cada tratamiento en particular puede consultar nuestro Registro de Actividades de Tratamiento.

La presente Política de Privacidad concierne también a los Servicios que la UCM le presta a usted a través de las Apps móviles de las que es responsable la UCM.

¿Con qué finalidad recabamos tu información personal?

Finalidades amparadas en el interés público y en el ejercicio de la función pública de educación superior conferida a la Universidad por la Ley Orgánica 2/2023, del Sistema Universitario:

• La razón principal por la que recabamos su información personal es porque es necesaria para prestar el servicio de educación superior que tiene encomendada la Universidad a través de la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo, del Sistema Universitario, y restante normativa vinculada.
• En el caso de los empleados públicos y funcionarios, el tratamiento de los datos personales es necesario para el mantenimiento de las relaciones laborales y el cumplimiento de las normas legales reguladoras de la materia.
• En el caso de los tratamientos generados con los datos de carácter personal suministrados por los usuarios del portal www.ucm.es, la recogida y tratamiento automatizado de los datos personales tiene como finalidad la gestión, prestación, ampliación y mejora de los servicios solicitados en cada momento por el usuario y el seguimiento de consultas planteadas por los usuarios. A través del sitio web de la UCM no se recaban datos de carácter personal de los usuarios sin su conocimiento, ni se ceden a terceros. Al facilitarnos su información personal y utilizar nuestros sitios web, entendemos que ha leído y comprendido los términos relacionados con la información de protección de datos de carácter personal que se exponen.
• Los datos relativos a la actividad investigadora del PDI podrán ser utilizados para la difusión y valorización de la UCM, especialmente a través del Portal del Investigador.

Otras finalidades:

• En algunos casos y cuando lo expresamente lo consienta el interesado, los datos podrán ser utilizados con fines educativos y promocionales de la actividad académica de la UCM.

En ningún caso, la UCM elaborará perfiles comerciales basados en la información facilitada.

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de la información personal?

La UCM basa los tratamientos de datos de carácter personal en varios motivos de legitimación:

• Para el cumplimiento de distintas obligaciones legales aplicables a la UCM; en particular y sin ánimo limitativo, de lo dispuesto en la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo del Sistema Universitario; Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público; Ley 17/2022, de 5 de septiembre por la que se modifica la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación; Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social; Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria; Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical; Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid; Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.
• La UCM es una entidad del Sector Público Institucional y, por tanto, el tratamiento es necesario para la prestación del servicio público de educación superior. El tratamiento resulta además necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, así como en el ejercicio de los poderes públicos conferidos a la UCM en virtud de lo establecido en la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo del Sistema Universitario, en sus Estatutos aprobados por Decreto 32/2017, de 21 de marzo, del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, y en la restante normativa vinculada.
• Por la presencia de un interés legítimo, por ejemplo, para el correcto mantenimiento de las relaciones entre los miembros de la comunidad universitaria y la UCM.
• En alguna ocasión, el tratamiento de los datos personales puede resultar obligado para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física.
• Los datos personales también pueden ser utilizados para la formulación, el ejercicio o la defensa de las posibles reclamaciones que pudieran surgir.
• Así mismo, el tratamiento puede resultar necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado sea parte o para la aplicación a petición de éste de medidas precontractuales.
• Será necesario el consentimiento del interesado cuando el tratamiento de los datos personales no esté amparado en alguna de las causas anteriormente citadas. Por ejemplo, se recabará el consentimiento cuando los datos se utilicen para actividades promocionales de la Universidad. En este caso, los interesados podrán revocar el consentimiento en cualquier momento.

¿A quién podemos comunicar la información personal?

En función del tipo de actividades del tratamiento de datos que se realice en cada ocasión, la UCM podrá venir obligada a comunicar la información personal del interesado a distintas Instituciones, Organismos o Entidades, públicas o privadas.

Asimismo, tu información personal estará a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento.

En el Registro de Actividades de Tratamiento se identifican, en cada caso, los destinatarios previstos.

Igualmente, en el caso de que lo autorices, tus datos personales podrán ser comunicados a Empresas o Entidades Colaboradoras, por ejemplo, para la gestión de la bolsa de empleo, o para la realización de prácticas externas. Si no autorizas la comunicación de tus datos en estos supuestos, no podremos prestarte el servicio.

¿Hacemos transferencias internacionales de datos?

La información personal que recabamos reside en España, aunque es posible que en algunos programas de intercambio como el Study Abroad o en la participación de las actividades desarrolladas por el Voluntariado Complutense, sea necesario transferir la información personal del interesado a un tercer país fuera de la Unión Europea, realizándose en este caso transferencias internacionales de datos. En estos supuestos, la UCM se compromete a cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Española de Protección de Datos y la Unión Europea, asegurándonos de que toda transferencia internacional de información personal que se realice en la UCM, cumpla con la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.

¿Por cuánto tiempo almacenamos su información personal?

Sólo almacenamos su información personal en la medida en que la necesitamos a fin de poder utilizarla según la finalidad por la que fue recabada, y según la base jurídica del tratamiento de la misma de conformidad con la ley aplicable. En muchos casos, tratándose de documentación oficial, la conservación de los datos personales se prevé por largos períodos de tiempo por ser necesaria para el ejercicio de la libertad de expresión e información, para el cumplimiento de una obligación legal, para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento, por razones de interés público en el ámbito de la salud pública, con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Si bien, en estos casos, se establecen garantías destinadas a asegurar que se aplican medidas técnicas y organizativas para que se observe, en particular, el principio de minimización de los datos. Además, el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, se protegerá con las garantías adecuadas, como, por ejemplo, la seudonimización de datos.

Cuando no concurran las causas de licitud que justifican la conservación de los datos por largos períodos de tiempo, mantendremos su información personal mientras exista una relación con usted –en calidad de estudiante o de empleado público o funcionario– o mientras no ejerza su derecho de supresión, cancelación y/o limitación del tratamiento de sus datos. En estos supuestos mantendremos la información retenida, sin darle ningún uso, mientras pueda ser necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones o pueda derivarse algún tipo de responsabilidad judicial, legal o contractual de su tratamiento, que deba ser atendida y para lo cual sea necesaria su recuperación. El plazo común a efectos de la prescripción de responsabilidades está señalado en 5 años desde la finalización de la relación.

¿Cómo puede usted ejercer sus derechos?

Usted tiene derecho a tener el control sobre la información personal que recabamos: de esta forma nosotros también nos aseguramos de que la misma sea precisa y veraz.

Tiene derecho a obtener el acceso a su información personal, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos y actualizarlos o, en su caso, solicitar la supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.

En determinadas circunstancias, y por motivos relacionados con su situación particular, podrá oponerse al tratamiento de sus datos. Su información personal dejará de tratarse para aquellas finalidades respecto de las que haya manifestado su oposición, siempre que el tratamiento no esté amparado en una obligación legal, o sea necesario para proteger sus intereses vitales o de otra persona, y que no prevalezcan los intereses legítimos del responsable o de un tercero o resulten necesarios para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

De igual forma puede ejercer el derecho de limitación del tratamiento de su información personal, solicitándonos la conservación de la misma.

En determinadas circunstancias y sólo cuando el tratamiento esté basado en el consentimiento o en un contrato, podrá solicitar la portabilidad de sus datos a otro responsable de tratamiento.

Podrá ejercer sus derechos sin coste alguno, y tendrá derecho a recibir una respuesta en los plazos establecidos por la legislación vigente en materia de protección de datos, pudiendo elegir entre los medios siguientes:

• Mediante solicitud escrita, firmada y presentada en el Registro de la Universidad o en alguno de los Registros u Oficinas de Correos a los que se refiere el art. 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. La solicitud será dirigida a la dirección postal señalada en cada Actividad de tratamiento registrada, debiendo adjuntar fotocopia del DNI del solicitante. Será imprescindible que nos proporcione una dirección válida de contacto.
• Enviando solicitud junto con una fotocopia y/o copia escaneada del DNI del solicitante, a la dirección de correo electrónico que figure para cada Actividad de Tratamiento.
• En todo caso, podrá dirigir su solicitud a la Delegada de Protección de Datos de la UCM, a la dirección ofi.dpd@ucm.es o a dpd@ucm.es.

Tenga en cuenta que, al tratarse de derechos personalísimos, podríamos pedirle que verifique su identidad antes de emprender cualquier acción que haya solicitado.

Así mismo, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, especialmente cuando no esté satisfecho con la respuesta del ejercicio de sus derechos. Para más detalle puede consultar la web www.agpd.es

¿Cómo protegemos su información personal?

Nos comprometemos a proteger su información personal. La UCM, siempre de acuerdo con su Política de Seguridad de la Información, utiliza las medidas técnicas y organizativas adecuadas con la finalidad de proteger la seguridad y confidencialidad de los datos almacenados y garantizar la privacidad de los interesados, y revisa dichas medidas periódicamente.

Protegemos su información personal mediante el uso de una combinación de controles de seguridad tanto físicos como informáticos o lógicos, incluso controles de acceso que restringen y administran la forma en que su información personal y sus datos personales son procesados, administrados y gestionados.

También nos aseguramos de que el personal de la UCM se encuentra debidamente capacitado para proteger su información personal. Nuestros procedimientos están diseñados para requerir identificación fehaciente del interesado antes de mostrarle cualquier información personal suya.

Con la combinación de estos medios, evitamos la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado a la información personal que obra en sus bases de datos; teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables asociadas a cada uno de los tratamientos. No obstante, en el entorno internet la seguridad nunca es un bien inexpugnable, por lo que las medidas de seguridad adoptadas son las que resultan del sistema de gestión a medida, por considerarse que son las adecuadas para garantizar la protección de los datos personales que se tratan en relación con el nivel del riesgo en el contexto de las actividades de la UCM.

¿Cómo recabamos sus datos personales?

Recabamos su información personal por diferentes medios.

En algunos casos, recabamos los datos del propio interesado, y en otros casos, recabamos los datos personales de otras fuentes, incluso de fuentes de acceso público. A continuación, explicamos las diferentes formas por las que recabamos la información personal y algunos ejemplos en los que utilizamos dicha información.

Información que nos facilita el interesado

• Los datos se recogerán a través de los formularios correspondientes, ya sea de forma presencial o a través de la web de la UCM. Los formularios sólo contendrán los campos imprescindibles para la prestación del servicio requerido por el interesado. Corresponde al interesado la actualización de sus propios datos; la UCM no será responsable de su inexactitud si el interesado no comunica los cambios que hayan podido producirse, por ejemplo, cambio de dirección de correo electrónico y/o número de teléfono móvil.

Por ejemplo: recabamos los datos del propio interesado cuando éste formaliza su matrícula en estudios de Grado, o solicita una ayuda de Acción Social. También es probable que nos facilite información cuando se registra en nuestra web, o participa en una convocatoria pública, en concurso, etc.

• Generalmente, la información personal que nos facilita es: nombre y apellidos, domicilio, DNI, correo electrónico, teléfono de contacto y fotografía. Dado el ámbito universitario en el que nos movemos, es muy probable que también recabemos la fecha de nacimiento, datos de características personales, académicos y profesionales y detalles de empleo, además de datos de pago y de entidades aseguradoras. En casos muy concretos, y dependiendo de la finalidad y uso previsto de tus datos, se podrán recabar datos de salud, circunstancias sociales y económicas o financieras.
• Los datos personales de los usuarios serán utilizados para el cumplimiento de los fines indicados en el(los) formulario(s) correspondiente(s) y siempre dentro de las competencias y atribuciones de la UCM. En ellos se informará sobre las específicas finalidades para los que se recogen los datos. Para los casos en los que se pretenda realizar un tratamiento distinto de lo indicado deberá quedar registro del consentimiento del titular.

Información que recabamos de sus visitas en nuestra web

• Recabamos y almacenamos información personal limitada y estadísticas globales anónimas de todos aquellos usuarios que visitan nuestra web, ya sea porque nos facilite dicha información de forma activa o simplemente porque se encuentre navegando en nuestra web. La información que recabamos incluye la dirección del protocolo de Internet (IP) del dispositivo que está utilizando, el programa de navegación que utiliza, su sistema operativo, la fecha y hora del acceso, la dirección de Internet de la web por la que accedió y también información sobre cómo utiliza nuestra web.
• Esta información la utilizamos para saber el tiempo de carga de nuestra web, cómo se utiliza, el número de visitas a las diferentes secciones y el tipo de información que más atrae a los visitantes. También ayuda a identificar si la web funciona correctamente, y si detectamos fallos o errores en el funcionamiento, poder solucionarlos y mejorar el rendimiento de nuestra web, a fin de ofrecer un mejor servicio a todos los usuarios.
• Los datos de navegación serán almacenados únicamente durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad y prestación del servicio o el cumplimiento de la finalidad para la que fueron recabados.

Información que recabamos de fuentes de acceso público

• En algunos casos, recabamos los datos de fuentes de acceso público, como sucede, por ejemplo, con las resoluciones de las convocatorias públicas en materia de proyectos de investigación.

Datos de menores

• El servicio público de educación superior que tiene encomendado la UCM en principio, no está dirigido a los menores de edad. Por tanto, tampoco su página web y las aplicaciones móviles tienen como destinatarios a menores de edad.

Teléfono móvil

• Las aplicaciones pueden disponer de una herramienta de geolocalización cuya principal finalidad es conocer su ubicación para mostrarle el trayecto más rápido a la Facultad o Centro de destino desde su ubicación. Tener activada la función de geolocalización del dispositivo móvil le permite beneficiarse de todas las funcionalidades de las aplicaciones. Si no tiene activada la geolocalización, le informaremos y pediremos permiso previamente con una notificación.
• Este servicio de geolocalización no será utilizado para facilitar su ubicación a terceros, salvo las previstas en la legislación vigente.
• La mayoría de dispositivos móviles proporcionan a los usuarios la posibilidad de desactivar los servicios de localización. Lo más probable es que dicha posibilidad se encuentre en el menú de configuración del dispositivo. Si tiene dudas acerca de cómo desactivar los servicios de localización de su dispositivo, recomendamos que se ponga en contacto con su operador de servicios móviles o con el fabricante del dispositivo.

Enlaces a sitios web de terceros

• El portal del que es titular la UCM contiene enlaces a sitios web de terceros, cuyas políticas de privacidad son ajenas a la de la UCM. Al acceder a tales sitios web usted puede decidir si acepta sus políticas de privacidad y de cookies. Con carácter general, si navega por internet usted puede aceptar o rechazar las cookies de terceros desde las opciones de configuración de su navegador.
• La UCM no dispone de control alguno sobre los sitios web de terceros, ni es responsable de sus contenidos, ni tampoco tiene un control sobre la forma en que dichos terceros recaban y usan su información personal. Seguramente esos sitios web dispongan de sus propias políticas de privacidad, mediante las cuales le explicarán cómo utilizan y comparten su información personal.
• Le recomendamos revisar detenidamente las políticas de privacidad antes de utilizar estos sitios web para estar seguro de que se encuentra conforme con la forma en la que se recopilan sus datos personales y se utilizan. 

Uso de Cookies.

La UCM le informa acerca del uso de las cookies en sus páginas web.

Una "cookie" es un archivo que se puede descargar en su equipo a través de las páginas web. Es una herramienta con un papel esencial para la prestación de numerosos servicios de la sociedad de la información. Entre otros, permiten a una página web almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información obtenida, se pueden utilizar para reconocer al usuario y mejorar el servicio ofrecido.

Tipos de cookies

Según quien sea la entidad que gestione el dominio desde donde se envían las cookies y trate los datos que se obtengan se pueden distinguir dos tipos: cookies propias y cookies de terceros.

Existe también una segunda clasificación según el plazo de tiempo que permanecen almacenadas en el navegador del cliente, pudiendo tratarse de cookies de sesión o cookies persistentes.

Por último, existe otra clasificación con cinco tipos de cookies según la finalidad para la que se traten los datos obtenidos: cookies técnicas, cookies de personalización, cookies de análisis, cookies publicitarias y cookies de publicidad comportamental.

Para más información a este respecto puede consultar la Guía sobre el uso de las cookies de la Agencia Española de Protección de Datos.

Finalidad de las cookies utilizadas en la web de la UCM.

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Ante esta información es posible llevar a cabo las siguientes acciones:

• Aceptar cookies. No se volverá a visualizar este aviso al acceder a cualquier página del portal durante la presente sesión.
• Modificar la configuración. Podrá obtener más información sobre qué son las cookies, conocer la Política de cookies de la UCM y modificar la configuración de su navegador.

Modificación de la Política de Privacidad de la UCM.

Revisaremos y actualizaremos la información de protección de datos al menos una vez al año o cuando se produzcan cambios en la legislación o en alguno de los procedimientos de tratamiento de tu información personal, indicando la fecha de la última actualización, contenido y fecha.

La UCM se reserva la facultad de modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a las novedades legislativas, jurisprudenciales o de interpretación de la Agencia Española de Protección de Datos. En este caso, la UCM anunciará dichos cambios, indicando claramente y con la debida antelación las modificaciones efectuadas, y solicitando, en caso de que sea necesario, su aceptación de dichos cambios.

Contacto

Si tiene cualquier tipo de consulta, comentario o inquietud, o si desea realizar alguna sugerencia sobre cómo usamos la información personal, puede dirigirse a la Delegada de Protección de Datos de la UCM en el email: dpd@ucm.es o a ofi.dpd@ucm.es